Al principio, cuando empezamos a implantar Odoo, hay una sensación muy tentadora: "Si está en el core, lo vamos a usar". Esto nos lleva a activar todas las funcionalidades que lleva la herramienta, tareas, mantenimiento, email marketing, helpdesk, CRM... Al integrarse todo, parece un pecado no usarlo.
El problema es que con el tiempo descubres que cuantas más aplicaciones activas, más complejo se vuelve el sistema y más difícil es usarlo. Esta máxima aplica tanto a implantaciones con Odoo Enterprise como a Community + OCA.
El síndrome del todo en uno
Si empezamos a usar todo lo que nos da la herramienta, podemos generar complicaciones como los siguientes:
- Activas Marketing Automation porque alguien quiere hacer emails automáticos después de presupuestos.
- Te das cuenta de que no tiene plantillas como Mailchimp, así que hay que tocarlas a mano.
- Entonces el comercial se queja de que no puede cambiar el correo sin romper el flujo.
- El cliente empieza a recibir correos duplicados porque no estaba bien filtrado.
Todo esto sucede por complicar demasiado el sistema cuando primero podríamos optar por crear algo mucho más sencillo como plantillas.
Los módulos que sobran
El caso más habitual es empezar una implantación e instalar de golpe 20 módulos. Aunque parece una buena idea a priori, lo habitual es que a los 6 meses, desactivemos la mitad de estos módulos. Todos ellos son potentes e interesantes cuando se adaptan al flujo de trabajo de la empresa, pero cuando los instalamos "por si acaso", solo generamos ruido.
La experiencia nos dice que es mejor empezar con el mínimo de módulos posibles y observamos a partir de este punto el uso que hacen de la herramienta. A partir de este punto, podemos ir instalando módulos extras cuando vemos una necesidad clara y real.
Martillos y clavos
En cualquier caso, es importante notar que a veces esta forma de trabajar nos puede llevar a usar módulos para un uso distinto al planteado cuando existirían herramientas mejor adaptadas. Es el clásico "Cuando tienes un martillo, todo parecen clavos".
En ocasiones, hemos visto casos que para evitar desarrollos extra, pueden hacer usos creativos de la herramienta para conseguir sus objetivos. El problema es que a la larga puede ser problemático, ya que acabas forzando el sistema para adaptarlo a procesos que no encajan del todo.
Por ejemplo, para hacer gestión de tareas internas relacionadas con la implantación de la ISO, podemos usar el módulo de proyectos (solución natural) o el de mantenimiento. El problema que nos podemos encontrar es que mantenimiento está pensado para tareas sobre equipamientos y con unos permisos de acceso muy específico. Esto nos puede llevar a crear equipos ficticios, problemas con los permisos y una sensación constante de que estás “hackeando” el sistema para algo que no encaja del todo.
Conclusión
Odoo puede hacer muchas cosas. Pero eso no significa que tengamos que usarlo todo desde el principio.
Implantar menos, pero mejor, nos da sistemas más estables, usuarios más contentos y procesos más claros. Y eso, al final, es lo que buscamos todos.